Privacybeleid Stichting de Landjwaer                 Versie: 06-07-2021

Dit document bevat het privacybeleid van de Stichting de Landjwaer. Dit privacybeleid is opgesteld in het kader van de privacywetgeving, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die per 25 mei 2018 van kracht is.

De Stichting de Landjwaer (hierna ‘de Stichting’ genoemd) gebruikt en verwerkt persoonsgegevens voor de uitvoering van haar diensten en activiteiten. Wij willen onze relaties met dit privacybeleid graag duidelijk en transparant informeren over hoe wij met persoonsgegevens en privacy omgaan.

Algemeen

De Landjwaer is een kleinschalig gemeenschapshuis voor buurt gerelateerde activiteiten en verenigingen in de wijk Ophoven-Beekdal-Craaveld-Tuin van Gulik. De Stichting respecteert uw privacy en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die u eventueel aan ons verschaft (bijvoorbeeld via de website) altijd vertrouwelijk en in overeenstemming met de Wet Bescherming Persoonsgegevens wordt behandeld.

Persoonsgegevens

Als persoonsgegevens gelden alle gegevens die direct of indirect tot u te herleiden zijn. U kunt hierbij denken aan uw naam en adres, maar bijvoorbeeld ook aan uw gegevens die gedeeld worden via de website.

Algemene doel van het gebruik van persoonsgegevens

De Stichting gebruikt persoonsgegevens voor de organisatie en uitvoering van de exploitatie van Gemeenschapshuis De Landjwaer.

Van wie verwerkt de Stichting persoonsgegevens en hoe gaan we met de gegevens om?

De Stichting verwerkt persoonsgegevens van personen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn gegevens van:

  1. Vrijwilligers van de Stichting de Landjwaer die lid zijn van het bestuur van Stichting de Landjwaer;
  2. Vrijwilligers van de Stichting de Landjwaer die geen lid zijn van het bestuur van Stichting de Landjwaer;
  3. Personen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn die ons gebouw gaat huren, wil gaan huren of in het verleden heeft gehuurd;

  4. Personen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad, waarvan de relatie een ander doel heeft dan het huren van ons gebouw;

  5. Om met u in contact te kunnen treden en te reageren op door u gestelde vragen;
  6. Om u te informeren en af te stemmen over activiteiten en/of diensten in ons Gemeenschapshuis de Landjwaer;
  7. Voor de naleving van wettelijke verplichtingen;

In de volgende paragrafen is per categorie omschreven hoe met deze persoonsgegevens wordt omgegaan.

1. Persoonsgegevens van de Stichting de Landjwaer die lid zijn van het bestuur van Stichting de Landjwaer.

De persoonsgegevens van vrijwilligers die lid zijn van het bestuur van Stichting de Landjwaer, worden opgeslagen in One.com op https://www.mail.one.com/ in de mailbox en het account van Gemeenschapshuis de Landjwaer.  De Stichting conformeert zich aan het privacybeleid van One.com over hoe omgegaan wordt met de persoonsgegevens in https://www.mail.one.com/

Van bestuursleden wordt tevens een lijst met relevante contactgegevens bijgehouden op One.com. Deze lijst is door alle bestuursleden in te zien en aan te passen. Indien een bestuurslid zijn/haar functie neerlegt, worden de gegevens na 1 jaar verwijderd. Deze termijn wordt nodig geacht om nog contact te kunnen leggen door het bestuur ten behoeve van een goede overdracht van de werkzaamheden.

2. Persoonsgegevens van vrijwilligers van de Stichting de Landjwaer die geen lid zijn van het bestuur van Stichting de Landjwaer.

Van de persoonsgegevens van vrijwilligers die geen lid zijn van het bestuur van Stichting de Landjwaer, worden alleen contactgegevens bewaard (naam, telefoonnummer, e-mailadres). Het doel van het bewaren van deze gegevens is om contact met deze vrijwilligers te kunnen leggen vanuit de Stichting.

Bewaarlocaties, toegang en bewaartermijn. Deze gegevens worden bewaard in de mailbox en het account van de Landjwaer in One.com. Bepaalde persoonsgegevens kunnen worden opgeslagen op de computer van een bestuurslid voor bijvoorbeeld administratieve doeleinden zoals een factuur of huurovereenkomst. De computer en de documenten zijn beveiligd met wachtwoorden.  Alleen bestuursleden van de Stichting hebben toegang tot deze gegevens. Voor deze gegevens wordt een bewaartermijn van 2 jaar aangehouden, na de laatste activiteit waarvoor de vrijwilliger actief was.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR). Een inzageverzoek in het kader van SAR of een beroep op het recht op vergetelheid (RTBF) kan door deze vrijwilligers ingediend worden bij de Stichting via

 

3. Persoonsgegevens van personen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn die ons gebouw gaat huren, wil gaan huren of in het verleden heeft gehuurd.

De Stichting bewaart gegevens van bedrijven of organisaties die ons gebouw gaan huren, willen gaan huren of in het verleden hebben gehuurd. Hierin zitten deels persoonsgegevens van personen die aan deze bedrijven of organisaties verbonden zijn en namens deze bedrijven of organisaties de huur van ons gebouw afsluiten. Deze persoonsgegevens zijn noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst voor huur/verhuur van ons gebouw.

Het betreft hier de volgende gegevens:

  • Naam contactpersoon 

  • Adres* 

  • Postcode* 

  • Plaats* 

  • Telefoon* 

  • Mobiel 

  • E-mail 

  • Bank / gironummer* 
De gegevens die met een * zijn gemarkeerd kunnen in principe ook ingevuld worden met de gegevens van het bedrijf / de organisatie zelf, maar worden in de praktijk vaak ingevuld met persoonsgegevens van de contactpersoon.

Bewaarlocaties, toegang en bewaartermijn. De bovenstaande persoonsgegevens worden digitaal bewaard door de bestuursleden van de Stichting op hun computer in de verhuuradministratie voor zowel de uitvoering van de financiële administratie en belastingaangifte als wel als back-up.

Persoonsgegevens die worden meegezonden met een verhuuraanvraag of vraag per e-mail worden in de mailbox en het account van de Landjwaer in One.com opgeslagen. E-mail wordt niet langer bewaard dan nodig. Uiterlijk wanneer de verhuur helemaal (financieel) is afgerond worden de desbetreffende e-mails en daarmee de persoonsgegevens in die e-mails gewist.

De bewaartermijn van 5 jaar voor de administratie en de huurovereenkomsten is ingegeven door de bewaartermijn van 5 jaar vanuit de belastingwetgeving.

Na afloop van de bewaartermijn worden persoonsgegevens vernietigd. Dit gebeurt eenmaal per jaar nadat de administratie van de verhuur in de zomerperiode is afgerond. Wel blijven voor historische en statistische doeleinden de algemene gegevens van een verhuur (naam bedrijf / organisatie, periode, aantal dagen etc.) bewaard.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR).
Een inzageverzoek in het kader van SAR of een beroep op het recht op vergetelheid (RTBF) kan door een persoon die namens een bedrijf of organisatie ons gebouw gehuurd heeft, worden ingediend bij de Stichting via

Indien een verhuur nog moet plaatsvinden, zal het doen van een beroep op het recht op vergetelheid er toe leiden dat de verhuur aan het bedrijf of de organisatie namens wie deze persoon het gebouw gehuurd heeft zal worden geannuleerd. Dit omdat de gegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de verhuur. Om dit te voorkomen moet het beroep op het recht van vergetelheid worden voorafgegaan of vergezeld van het indienen van de persoonsgegevens van een nieuwe contactpersoon door deze nieuwe contactpersoon van het bedrijf of de organisatie die het gebouw wil huren.

4. Personen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad, waarvan de relatie een ander doel heeft dan het huren van ons gebouw.

De Stichting bewaart gegevens van het bedrijf of de organisatie waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dit om de contacten met deze bedrijven en organisaties mogelijk te maken en te onderhouden.

In veel gevallen worden hierbij ook persoonsgegevens van contactpersonen van deze bedrijven of organisaties verkregen en bewaard. Hierbij worden indien mogelijk en afdoende alleen gegevens opgeslagen die behoren bij het beroep of de functie van deze persoon (b.v. een werk gerelateerd                  e-mailadres i.p.v. een privé e-mailadres).

Bewaarlocaties, toegang en bewaartermijn.
Deze gegevens worden bewaard op One.com. Alleen bestuursleden van de Stichting hebben toegang tot deze gegevens.

Voor privégegevens wordt een bewaartermijn van 2 jaar aangehouden vanaf het laatste gebruik van de gegevens door de Stichting. Voor gegevens die behoren bij het beroep of de functie wordt geen actief verwijderingsbeleid gevoerd omdat ze niet als persoonsgegevens hoeven te worden beschouwd.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR).
Een inzageverzoek in het kader van SAR of een beroep op het recht op vergetelheid (RTBF) kan door deze vrijwilligers ingediend worden bij de Stichting via

5. Om met u in contact te kunnen treden en te reageren op door u gestelde vragen.

Via de website kunnen vragen gesteld worden en aanmeldingen gedaan worden. Om in contact te treden of hierop te reageren worden persoonsgegevens gebruikt zoals een e-mailadres of telefoonnummer.

6. Om u te informeren en af te stemmen over activiteiten en/of diensten in ons Gemeenschapshuis de Landjwaer.

In Gemeenschapshuis de Landjwaer vinden veel activiteiten en diensten plaats door meerdere verenigingen en organisaties. Het is voor de Stichting zaak om de activiteiten en diensten die in de accommodatie plaatsvinden zorgvuldig te plannen en af te stemmen. Om dit te realiseren kunnen we contact met u opnemen om u te informeren en af te stemmen over de activiteiten en diensten in ons Gemeenschapshuis de Landjwaer.

7. Voor de naleving van wettelijke verplichtingen.

De Stichting houdt zich aan wettelijke voorschriften en verplichtingen. In het kader van de naleving van de wettelijke verplichtingen, zullen wij indien nodig gegevens delen. Te denken valt aan incidenten waarbij juridische instanties betrokken zijn.

Financiële administratie

Bij de uitvoering van de financiële administratie van de Stichting kunnen persoonsgegevens worden verwerkt ten behoeve van facturering.

Cameratoezicht

Voor de bescherming van veiligheid en gezondheid van personeel en gebruikers, de beveiliging van toegang tot het gebouw, de bewaking van zaken die zich in het gebouw of op het terrein bevinden en voor het vastleggen van incidenten past de Stichting cameratoezicht toe voor de genoemde zaken op publiek en personeel. Cameratoezicht vindt altijd zichtbaar en aangekondigd plaats, tenzij de Stichting gegronde redenen (en toestemming van het College Bescherming Persoonsgegevens) heeft om daar van af te mogen wijken. De opnamen die worden gemaakt in Gemeenschapshuis de Landjwaer worden alleen bekeken na incidenten en worden maximaal 4 weken bewaard, tenzij de beelden opgeslagen moeten worden voor verdere afhandeling.

Website www.delandjwaer.nl

Via de website www.delandjwaer.nl kunt u gebruikmaken van verschillende aanvullende diensten (zie de website voor het actuele aanbod). Deze website wordt geëxploiteerd door One.com. Om van deze diensten gebruik te kunnen maken, dient u contact op te nemen met de Stichting via

De bestuursleden van de Stichting hebben een account waarmee ze inloggen op de website. Met het aanmaken van een account geven de bestuursleden toestemming voor het verstrekken van de lidmaatschapsgegevens voor de Stichting. Zij verwerken deze gegevens overeenkomstig hun privacybeleid.

Delen en verwerking van persoonsgegevens buiten de Stichting de Landjwaer

De Stichting deelt in principe geen persoonsgegevens met organisaties buiten Gemeenschapshuis de Landjwaer. Indien het noodzakelijk is dat de Stichting persoonsgegevens met een externe organisatie deelt ten behoeve van een te leveren dienst aan de Stichting, zal het gebruik van deze persoonsgegevens door deze organisatie worden vastgelegd middels de ‘gebruikersovereenkomst voor het delen van persoonsgegevens’ van Stichting de Landjwaer waarin onder andere wordt vastgelegd dat deze persoonsgegevens na gebruik geretourneerd of vernietigd worden.

Geheimhouding

Personen die permissie hebben om persoonsgegevens (zowel algemene als bijzondere gegevens) te registreren en te raadplegen, zijn verplicht tot geheimhouding tenzij er een wettelijke of redelijke noodzaak toe bestaat gegevens te verstrekken. Denk bijvoorbeeld aan het delen van gegevens op verzoek van politie of brandweer of het delen van gegevens bij noodzaak tot medische hulp, maar ook bij het inschrijven voor wijkgerichte activiteiten. Uitgangspunt is dat de Stichting steeds kritisch zal afwegen volgens de principes van noodzakelijkheid, proportionaliteit en subsidiariteit of informatie gedeeld kan worden.

Datalekken

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek, dient dit gemeld te worden bij het bestuur van de Stichting. Vervolgens wordt bepaald of het daadwerkelijk een datalek betreft en indien nodig er een melding van te maken bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Indien de aard van het datalek dusdanig is dat de betrokkenen dienen te worden geïnformeerd, zal dit zo snel mogelijk gedaan worden door het bestuur van Stichting de Landjwaer.

Vaststelling en wijziging van het privacybeleid

Het privacybeleid van de Stichting wordt vastgesteld door de leden van het bestuur van de Stichting op een bestuursvergadering. Eventuele wijzigingen in het privacybeleid zullen steeds door het bestuur worden vastgesteld alvorens deze van kracht zijn.

Communicatie omtrent privacybeleid

Het privacybeleid van de Stichting is terug te vinden via www.delandjwaer.nl en op te vragen bij het bestuur via (nieuwe) Huurders van ons gebouw zullen op dit privacybeleid worden gewezen door middel van het opnemen van een verwijzing naar dit privacybeleid in de algemene voorwaarden in de huurovereenkomst die de huurders dienen te ondertekenen.

Vragen of opmerkingen

Vragen of opmerkingen over dit privacybeleid kunnen gesteld worden aan het bestuur via